De kunst van het classificeren

Een goede classificatie is echter van groot belang. Goederencodes maken het verschil in internationale handelsstromen en zijn bepalend voor bijvoorbeeld de hoogte van invoertarieven. De codes zijn ook bepalend voor de invoer- en uitvoerrestricties die gelden en de reeks documenten die moeten worden bijgesloten.

Dit betekent ook dat het toekennen van verkeerde goederencodes verstrekkende gevolgen kan hebben. Zoals met alle douanezaken hebben officiële autoriteiten over de hele wereld strenge sancties ingesteld voor het geval de wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Onwetendheid is geen excuus.

Onwetendheid is geen excuus.

Rekening houden met alle wet- en regelgeving is een grote uitdaging. Identificatie van goederencodes en exportcontrolenummers kan zo complex zijn, dat het een hele kunst is om dit efficiënt en foutloos uit te voeren. Mede daarom geven sommige bedrijven het niet de nodige aandacht. Veel bedrijven hebben niet eens een proces voor productclassificatie opgezet.

Productclassificatie hoeft echter geen langzaam, hinderlijk en risicovol, manueel proces te zijn. Er zijn IT-oplossingen beschikbaar voor het grotendeels automatiseren van het classificatieproces.

Belangrijke IT-methodes om te classificeren

Hoe werkt dat dan?

In een notendop: zodra een nieuw product is aangemaakt in de masterdata-module van het ERP-systeem, wordt het automatisch gedownload in de classificatiesoftware. De belangrijkste methodes die deze krachtige tool hanteert om dit product te classificeren zijn:

• De productgegevens die in het ERP-systeem zijn vastgelegd, worden gebruikt voor het formuleren van beslisregels op basis waarvan een voorstel voor de juiste goederencodes of exportcontrolenummers wordt gegeven. Als deze beslisregels eenmaal zijn vastgelegd, kan dat leiden tot een hoge mate van automatisering.
• Als een nieuw product is gedefinieerd en als de bijbehorende attributen (denk aan productgroep, afmetingen, toepassing) zijn vastgelegd, vergelijkt de software deze nieuwe gegevens met die van producten die al eerder zijn gedefinieerd en geclassificeerd. Goederencodes en/of exportcontrolenummers worden dan toegekend op basis van een statistische kansberekening. Als het nieuwe product bijvoorbeeld vergelijkbare karakteristieken heeft als honderd bestaande producten waaraan allemaal dezelfde goederencode is toegekend, is de kans groot dat het nieuwe product dezelfde code moet krijgen. Een geavanceerd algoritme helpt de software om te ‘onthouden’ welke classificaties al eerder akkoord zijn bevonden. Na verloop van tijd wordt de software slimmer en slimmer, wat leidt tot een afnemende foutkans met betrekking tot de gesuggereerde goederencodes.

Met de juiste software kan productclassificatie grotendeels worden geautomatiseerd. Dat leidt tot een versnelling van goederenstromen. Het helpt ook om te besparen op douanetarieven, te profiteren van de voordelen van handelsovereenkomsten, supply chains te beveiligen en de voorsprong op de concurrentie te vergroten door fouten vroegtijdig te detecteren.