IT is niet leidend

Als IT leidend is in plaats van ondersteunend, is dat slecht voor de organisatie. Want dit betekent dat de IT-afdeling de koers van de organisatie bepaalt. Terwijl IT juist de koers van de organisatie moet ondersteunen, zodat de organisatie zijn doelstellingen haalt.

De vraag is: ligt het aan de IT-afdeling zelf dat zij toch in een leidende rol worden geduwd, of ligt de oorzaak ergens anders? In veel gevallen is de oorzaak redelijk eenvoudig. Het ontbreekt in deze situaties vaak aan een duidelijke strategische visie en duidelijk beleid. Terwijl deze de kaders voor de benodigde ondersteuning vormen.

Neem de rechtenstructuur binnen een organisatie. De IT-afdeling krijgt het verwijt de boel te veel dicht te timmeren, zodat medewerkers hun werk niet kunnen doen. Medewerkers bedenken zelf work-arounds, om toch het werk gedaan te krijgen. Of de IT-afdeling wordt geconfronteerd met allerlei persoonlijke uitzonderingen, waardoor de rechtenstructuur bijna onbeheersbaar wordt.

De oorzaak van de ontstane situatie is niet de starre houding van de IT-afdeling. Het ontbreekt in dit geval aan een duidelijk autorisatiebeleid, waardoor van de IT-afdeling wordt verwacht dat zij hun trucje uitvoeren. In hun poging de situatie beheersbaar te houden, krijgen ze het verwijt te rechtlijnig te handelen.

Maar, autorisatie, dat is toch een IT-ding?

Nee, niet als het gaat om het beleid. Het management kent de functies en bijbehorende taken en werkprocessen. Zij weten welke informatie er voor wie beschikbaar moet zijn. Het is aan hen om dit vast te leggen in een autorisatiebeleid, autorisatiematrix en bijbehorende werkprocessen.

Als dan een medewerker in dienst komt, uit dienst gaat, of een andere functie krijgt, weet iedereen – van HR tot IT – wat er moet gebeuren.

Mag IT dan nergens meer over meepraten? Natuurlijk wel. Voor het opstellen van een goed beleid is ook de input nodig van specialisten. Zij moeten het ‘hoe’ invullen, waar het beleid het ‘wat’ bepaalt. Het MT doet er dan ook goed aan om tijdig advies in te winnen over de uitvoerbaarheid van op te stellen beleid.

Zorg dus voor een duidelijke strategische visie, helder beleid en goed beschreven werkprocessen. Alleen dan kan IT de organisatie optimaal ondersteunen.