Grip op IT-beleid

Werknemers opereren steeds autonomer binnen bedrijven wanneer het om de aanschaf van software gaat. Ze installeren applicaties, abonneren zich op clouddiensten en downloaden software-oplossingen, zónder de IT-afdeling daarvan op de hoogte te brengen.

Voor IT heeft dit als gevolg dat ze het zicht en de controle op de IT-infrastructuur kwijtraken. En dit heeft weer gevolgen voor compliance en kan bedrijven onnodig veel geld kosten.

Behoeften en onwetendheid

Er zijn verschillende oorzaken voor het verschuiven van IT-uitgaven van de IT-afdeling naar de hele business. Aan de ene kant nemen de eisen en wensen van werknemers toe. Denk bijvoorbeeld aan werknemers die liever op hun eigen Apple MacBook werken dan gebruik te maken van een Windows bedrijfs-pc. Hiervoor zijn weer andere applicaties nodig, die door de werknemers worden geïnstalleerd. Dat heeft uiteraard gevolgen voor de IT-infrastructuur.

Aan de andere kant speelt onwetendheid bij werknemers een belangrijke rol. Zij hebben vaak geen idee wat de gevolgen zijn van een individuele software-aanschaf voor de compliance of het securitybeleid van de onderneming. Zij denken – logischerwijs – alleen aan hun eigen behoefte en hoe een applicatie hierin kan voorzien. Dat deze download gevolgen kan hebben voor de compliance van het bedrijf, is daarbij geen tot een minder belangrijke overweging voor ze.

Wat eveneens voor problemen kan zorgen bij een individuele software-aanschaf: de gebruiksvoorwaarden kunnen in strijd zijn met het IT-beleid. Een app die bijvoorbeeld toegang heeft tot je contactenlijst en daarmee dus ook tot al je zakelijke contacten, is dat geen inbreuk op het privacybeleid? En wat te denken van het downloaden van apps voor privégebruik op een zakelijk toestel, zijn de gebruiksvoorwaarden wel in lijn met het interne IT-beleid en met het beleid van de software vendor? Vooral op het gebied van security en aansprakelijkheid kan dit grote gevolgen hebben.

Betere voorlichting

De oplossing voor dit probleem is betere interne voorlichting en duidelijkere communicatie. IT dient inzichtelijk te maken tot welke kosten het aanschaffen van software leidt en welke gevolgen het heeft op de infrastructuur en het softwarebeleid. Maar ook werknemers dienen de IT-afdeling te betrekken bij hun eisen en wensen. Het is belangrijk dat de werknemer duidelijk aangeeft welke behoefte er is, de IT-afdeling de oplossing zoekt die het beste voorziet in deze behoefte én die compatibel is met het IT-beleid. Of wellicht is er al een software-oplossing in huis die het probleem op kan lossen. In dat geval wordt een nodeloze aanschaf voorkomen en worden er dus kosten bespaard.

Om mensen te verleiden tot bepaald gedrag, bijvoorbeeld het maken van verstandige financiële keuzes, is Gamification een goed middel. In de praktijk is het slaan van een brug tussen ‘IT’ en ‘de Business’ voor medewerkers een grote stap, tevens speelt het niet in op hun directe behoefte. Gamification werkt stukken beter om een simpele reden. Het speelt in op de intrinsieke motivatie van mensen. Door in een zakelijke omgeving spelenderwijs behoeften en oplossingen met elkaar te matchen, in combinatie met een open communicatie, blijven werknemers tevreden; ze kunnen expliciet aangeven welke software-oplossingen ze nodig hebben en worden hiermee verder geholpen door IT.