Waarom de softwarestoring bij Justitie ruim twee weken duurde

Een VOG is een verklaring waarmee de aanvrager kan aantonen dat er geen strafbare feiten op zijn of haar naam staan die een risico vormen voor de functie of het doel waarvoor de VOG is aangevraagd. Onder meer mensen die met kwetsbare personen of kinderen willen werken, moeten verplicht zo'n VOG aanvragen. Kan zo'n VOG niet aangevraagd of afgegeven worden, dan kan een werknemer dus niet aan zijn of haar nieuwe baan beginnen.

Die aanvragen verlopen via de uitvoeringsorganisatie Justis, die onder het ministerie van Justitie en Veiligheid valt. Maar op 15 oktober werd de organisatie getroffen door een softwarestoring, waardoor het aanvragen, afgeven en verlengen van VOG's niet mogelijk was. En ook andere verklaringen - zoals boa-aktes - konden niet aangevraagd en afgegeven worden. Zelfs het indienen van een papieren aanvraag bleek geen optie: Justis gebruikt voor de behandeling daarvan deels dezelfde systemen.

De storing duurde uiteindelijk ruim twee weken en werd pas op 1 november volledig verholpen. Naar schatting werden in die tijd maar liefst 70.000 VOG-aanvragen verhinderd. Maar hoe kan het dat een softwarestoring zo lang duurt?

Problemen met data

De storing ontstond op 15 oktober niet bij Justis zelf, maar in een centrale data-opslagomgeving (Storage Area NetworK) van SSC-ICT, een ICT-dienstverlener van en voor de Rijksoverheid. Dat vertelt een woordvoerder van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) aan AG Connect. Op die omgeving zijn diverse applicaties aangesloten, waaronder de systemen van Justis. Door deze technische fout waren data van diverse applicaties niet meer bereikbaar en beschikbaar. 

"Omdat het een centraal systeem betrof, werden meerdere applicaties door deze storing geraakt. Voor een aantal applicaties waren de gevolgen beperkt en waren deze snel weer beschikbaar", vertelt de woordvoerder. Zo zijn er applicaties die met een verhoogde beschikbaarheid geconfigureerd waren, waardoor zij automatisch op een andere opslagomgeving konden blijven draaien. In die gevallen was er zelfs geen uitval.

Vertraging door vele koppelingen

Maar ook diverse systemen die niet met een verhoogde beschikbaarheid geconfigureerd waren, kwamen eerder weer terug online. "Voor diverse applicaties zijn verschillende vormen van ‘restore’ gebruikt, waardoor oplostijden verschilden."

Dat het bij Justis zolang duurde, heeft vooral met de complexiteit van de systemen van de uitvoeringsorganisatie te maken, vertelt de woordvoerder. Justis heeft namelijk een systeem met meerdere koppelingen naar ketenpartners, waardoor het systeem een stuk complexer is. Om die reden moest de restore-procedure "met grote zorgvuldigheid in diverse stappen worden uitgevoerd".

In oktober was ook zichtbaar dat de systemen stapsgewijs weer terug online kwamen. In eerste instantie kon de uitvoeringsorganisatie geen van haar processen uitvoeren, was het klantcontactcentrum onbereikbaar én was het niet mogelijk om op de eigen website een melding over de storing te plaatsen. Na een paar dagen werkte een deel van de processen weer en op 26 oktober werd een workaround in gebruik genomen. 

De volledige storing werd echter pas op 1 november opgelost, waarna de resterende processen stap voor stap weer werden opgestart en het weer mogelijk werd om een VOG of een Gedragsverklaring Aanbesteding (GVA) aan te vragen.

Waarom één systeem?

Hoeveel applicaties Rijksbreed op het Storage Area Network zijn aangesloten en dus door de storing zijn geraakt, is onbekend. Daar kan de woordvoerder vanuit veiligheidsperspectief geen uitspraken over doen. Wel vertelt hij waarom er voor één centrale data-opslagomgeving is gekozen, wat bij een storing dus voor problemen in meerdere applicaties kan zorgen: "Uit onderzoek is gebleken dat het gebruik van een centrale opslagvoorzieningsdienst zowel het meest effectief als gebruiksvriendelijk is."

BZK zegt verder dat er constant gewerkt wordt om problemen in de toekomst te voorkomen. "In dit geval worden de indeling en configuratie van het datalandschap aangepast. Ook worden voor kritische applicaties de mogelijkheden voor verhoogde beschikbaarheid (high-availability) in kaart gebracht en waar noodzakelijk geïmplementeerd."

Demissionair minister Sander Dekker voor Rechtsbescherming zei vorige maand dat de vertraging in de VOG-aanvragen beperkt blijft. Zo is de capaciteit van systemen opgeschroefd en werken werknemers over, zodat er 7.000 VOG's per dag meer afgehandeld kunnen worden dan gebruikelijk. "De wettelijke termijn voor het afgeven van een VOG is in de meeste gevallen 4 weken vanaf het moment van indienen van de aanvraag. Met de genoemde maatregelen zal het overgrote deel van de aanvragers alsnog de VOG ontvangen binnen 4 weken nadat ze de aanvraag hadden willen, maar niet konden indienen", aldus de demissionair minister.