Chatberichten overheid niet goed gearchiveerd, concludeert inspectie

Dit concludeert de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed in het rapport 'De archivering van chatberichten bij het ministerie van Algemene Zaken' over de naleving van de Archiefwet bij dat ministerie. Aanleiding voor dit onderzoek en het vandaag geopenbaarde rapport op basis daarvan, was "het signaal in de media dat de minister-president chatberichten van zijn telefoon verwijderde", meldt de inspectie. Het voor archivering verantwoordelijke ministerie van Algemene Zaken krijgt nu formeel te horen dat het chatberichten beter moet archiveren.

'Niet in lijn met de Archiefwet'

Naast de conclusie dat AZ zich met zijn archivering in wezen niet heeft gehouden aan de Archiefwet krijgen ook ambtenaren van Rutte een veeg uit de pan. "Ook de chatberichten van de minister-president zijn onvoldoende gearchiveerd. Dat komt vooral doordat zijn ambtenaren, die verantwoordelijk zijn voor het opslaan van de chatberichten van de minister-president, zich baseerden op een rijksbrede 'Instructie bewaren chatberichten' die niet in lijn blijkt met de Archiefwet."

De inspectie komt dan ook met het advies dat er betere afspraken gemaakt moeten worden over het archiveren van chatberichten van de minister-president. Daarnaast moet er meer gestuurd worden op archivering. "Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) moet de instructie aanpassen."

Interpretatieprobleem

AZ is overigens niet het enige departement dat chatberichten beter moet archiveren, stipt de inspectie nu ook aan. "Alle ministeries zoeken hiervoor nog naar een goede oplossing." Het blijkt echter dat er bij die zoektochten ook een interpretatieprobleem speelt voor archiveren. De inspectie heeft geconstateerd dat veel organisaties binnen de Rijksoverheid veronderstellen "een zekere interpretatieruimte te hebben om te bepalen wat wel en niet gearchiveerd moet worden". De inspectie reageert op die constatering met een aanbeveling aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) om te verduidelijken wat precies onder de Archiefwet valt.