Rijk investeert vele miljoenen in archivering websites en e-mails na Toeslagenaffaire

SP-Kamerlid Renske Leijten wilde onder meer weten wat de onderbouwing is van de in 2019 beloofde investering van 780 miljoen euro voor informatiehuishouding. De minister schrijft daarop dat een Kosten Baten Analyse van het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatie de basis vormt, aangevuld met het investeringen in onder meer het Nationaal Archief, de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed.

De basis voor de berekening wordt gevormd door de uitgaven aan emailarchivering, websitearchivering, archivering van berichtenapps, het openbaar maken van documenten en de ontwikkeling van tooling voor de Wob. Ook zijn er kosten voor een bewustzijnscampagne meegerekend.

De genoemde zaken worden aangepakt bij maar liefst 165 organisatie-eenheden binnen het Rijk met in totaal 290.000 medewerkers. “Aantallen medewerkers per organisatie variëren van enkele tientallen tot tienduizenden. Ook de aard van de werkzaamheden loopt sterk uiteen: beleidsmatig, projectmatig, procesgericht, onderzoek en fysieke uitvoering”, schrijft Bruins Slot.

Nieuw beleid

De minister geeft op een vraag over wat nu het beleid is voor het bewaren van sms’jes aan dat binnen de hele Rijksoverheid chatberichten over de bestuurlijke besluitvorming bewaard dienen te blijven. Dit geldt echter alleen wanneer de relevante informatie niet ook al op een andere manier in de organisatie is opgeslagen.

“Is het bestuurlijke besluit uit het chatbericht ook op een andere manier geborgd binnen de organisatie, bijvoorbeeld in een nota of een e-mail, dan kan het oorspronkelijke chatbericht worden verwijderd. Het is niet nodig dat dezelfde relevante informatie twee keer wordt bewaard”, aldus Bruins Slot.

Het bewaren van berichten mag door middel van een screenshot of door middel van een ‘export’ van het chatbericht.  Volgens Bruins Slot is er door de minister-president onlangs toegezegd dat er een chatinstructie voor bewindspersonen komt waarbij wordt uitgegaan van een ‘vierogen-principe’. Een voorstel voor deze nieuwe werkwijze binnen Rijksoverheid komt eind augustus.

Problemen met archivering

Problemen met archivering spelen bij de overheid al jaren. Regionale archieven dreigen in de problemen te komen door een oerwoud aan verouderde software waarop materiaal door gemeenten, provincies en waterschappen is opgeslagen, zo bleek uit een rondgang van AG Connect eind 2020. Betrokken deskundigen legden uit hoe ooit lukraak aangeschafte software jaren later voor problemen zorgt.