Metadata onmisbaar voor beheer

Ofwel het inrichten en beheren van een algemeen aanvaardbaar stelsel van definities van aanwezige datasoorten die voor alle betrokkenen bruikbaar zijn.

Dat valt nog niet mee want je marketingcollega interpreteert bepaalde data op een hele andere manier dan jij als IT-professional. De basis wordt gelegd bij metadatamanagement. Het is vooral een aanpak van kleine stappen vooruit, toepassing van de 80/20-regel en commitment van hogerop.

Valkuilen

Goed databeheer vraagt om een pragmatische aanpak.

De volgende tien acties kunnen daarbij helpen:

1. Tuig een projectorganisatie op die verantwoordelijk is voor het op te zetten stelsel van datadefinities die voor alle stakeholders op dezelfde manier geϊnterpreteerd worden. In dit team zitten niet alleen IT-medewerkers. Ook marketeers en andere businessverantwoordelijken. Zorg wel voor een relatief kleine groep om snel maar zorgvuldig tot beslissingen te komen. Hou met de groepskeuze alvast rekening met het governancemodel.

2. Bepaal voor wie de metadata relevant zijn en in welke taal definities worden vastgesteld. Kies daarbij een taal die voor een iedereen niets aan onduidelijkheid te wensen overlaat.

3. Kies een eerste datadomein waarvoor definities vastgesteld moeten worden. Het is slim te kiezen voor een domein waar de nood het hoogst is. Dat helpt voor draagvlak bij de directie.

4. Bepaal binnen het gekozen datadomein wat de zogeheten masterdata zijn. Dat zijn veelal de belangrijkste soorten data binnen het domein. Zorg ervoor, dat je niet meer dan tien tot twintig data-objecten vaststelt. Voor een cateraar kan dat het recept, de klant en de bereidingswijze zijn. Voor een bank zijn hoofdobjecten bijvoorbeeld rekening, klant en transactie. Met een beperkt aantal daarvan hou je het behapbaar. Stel voor deze set een objectmodel op ofwel een model van de belangrijkste bedrijfsadministratie. Dat moet stabiel en overzichtelijk zijn.

5. Bij het opstellen van datadefinities moet je uitgaan van de intrinsieke betekenis van het data-object. Dus kijk daarbij niet naar de wijze waarop de data worden gebruikt in processen of applicaties. Een bekende valkuil is een klant definiëren als iemand die ooit iets heeft gekocht. Dat is geen goede definitie omdat dit gebaseerd is op een koopproces, terwijl een klant een ‘rechtspersoon’ is die gerelateerd kan worden aan producten van de organisatie.

6. Het is raadzaam een bedrijfsfunctiemodel in te zetten dat inzicht geeft in organisatiedoelstellingen onafhankelijk van de organisatiestructuur. Ook dat zorgt voor stabiliteit.

7. Streef naar 80 procent juiste definities; 100 procent bereiken, loont niet, omdat het project daarmee onnodig veel vertraging oploopt.

8. Vervolgens is het zaak een governancemodel in te richten. Wie is eigenaar van welke data? En welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden passen daarbij?

9. Vastgestelde definities kun je borgen in datamanagementtooling. Dat kan ook een eenvoudige intranetomgeving zijn. Zolang zoekfuncties maar op orde zijn.

10. Zorg voor een evaluatieproces zodat metadata steeds verbeteren op basis van gebruik, kwaliteit en toepasbaarheid van data(sets).

Als eenmaal alle data(set)definities zijn vastgesteld, is het tijd dat de projectorganisatie plaatsmaakt voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor de naleving van de definities en de uitbreiding daarvan.

Tools voor metadatamanagement kunnen helpen bij het beheer van gegevensdefinities. Zo kunnen zij bijdragen aan geautomatiseerd inventariseren van beschikbare databasestructuren. Zij blijven ondersteunend. De inzet ervan is nooit een doel op zich. Een pragmatische, gedegen aanpak voor de inrichting van metadatamanagement is een voorwaarde voor datagedreven zakendoen.