IT-systemen laten gemeenteraadsleden in de kou staan

Het is een opvallende passage in een brief van de G4 uit juli 2023. De voorzitters van de presidia en het ­dagelijks bestuur van de gemeenteraden van Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Utrecht slaan alarm over de werkdruk van raads­leden en pleiten daarbij onder meer voor ondersteuning bij voorzieningen op ict-gebied. De vindbaarheid van informatie is cruciaal voor het raadswerk, schrijven ze, maar juist op dat onderdeel laten de systemen de raadsleden in de kou staan. 

Raadsleden zoeken zich suf

De gemeenteraad beschikt niet over een goed digitaal informatiesysteem. Het gevolg is dat raadsleden heel wat afzoeken. Wat is er twee raadsperiodes geleden besloten over het beleidsstuk dat nu weer langskomt? Wat vonden mijn politieke voorgangers van dit onderwerp, dat vroeger onder een andere terminologie aan de orde kwam?  

Kennis van zaken

Het zoekwerk neemt te veel tijd in beslag, terwijl het raadslidmaatschap een parttime ambt is. ‘Als je je werk serieus neemt, wil je praten op basis van kennis van zaken’, zegt Merel van Hall, raadsgriffier en directeur Raadsorganen bij de gemeente Utrecht. ‘Je moet snappen waar het over gaat. Vervolgens wil je een politiek standpunt bepalen. Dat is heel moeilijk als je het met heel beperkte informatie moet doen en daarna zelf op zoek moet.’ 

Nieuwe fracties hebben het zwaar

Waar het college wordt ondersteund door een grote ambtelijke organisatie met dossierkennis en een geordend digitaal archief, geldt dat doorgaans niet voor de raadsfracties. Vooral nieuwe fracties hebben het zwaar. Waar de gevestigde raadsfracties in de loop der jaren een eigen archief ontwikkelen, kunnen nieuwe fracties daar nog niet op bogen. Dat levert een ongelijkwaardige situatie op, die pas een beetje wordt opgeheven tegen de tijd dat de vier jaar er bijna op zitten.

Digitale stukken

Toen de digitalisering van gemeenten goed op gang kwam, ongeveer twintig jaar geleden, leek het verstandig om een ­onderscheid te maken tussen het werk van de gemeentelijke organisatie en dat van de raad. Gemeentelijke dossierkasten werden vervangen door digitale archieven. ­Raadsvergaderingen op basis van pakken papier veranderden in vergaderingen met livestream en digitale stukken, die raads­leden zelf konden opslaan en ordenen. Dat is sindsdien niet wezenlijk veranderd.  

Dynamische rol raadslid

‘In feite zijn we nog hetzelfde aan het doen als in 1890, toen een bode op de fiets alle stukken bij de raadsleden afleverde’, zegt Gijs Corten, plaatsvervangend griffier en senior-adviseur bestuurlijke positionering in Utrecht. ‘Onze moderne vergadersystemen zijn het digitale equivalent. Je krijgt de stukken aangeleverd, die komen op een agenda te staan en daarmee kun je vergaderen. Het vergadersysteem op zich werkt ­prima, maar de wereld is veranderd.  De rol van een raadslid is tegenwoordig veel dynamischer.’ 

Houtje-touwtjeoplossingen

Natuurlijk bestaan er allerhande houtje-touwtjeoplossingen, zoals appjes en e-mails voor snel contact, en eigen voorzieningen, zoals Ureka, de zoekmachine die Utrecht ontwikkelde. Maar de basis, een ­informatiesysteem dat aansluit op de taken van moderne raadsleden, ontbreekt. Dat heeft brede gevolgen. De voorbereiding van een motie neemt veel tijd in beslag door het zoeken naar de juiste informatie. De afstemming tussen fracties loopt soms spaak omdat ze een motie niet goed kunnen ­toetsen in een samenwerkingsomgeving. En ook het informeren van burgers, toch een kerntaak voor het openbaar bestuur, wordt bemoeilijkt door het ontbreken van een dergelijk systeem. 

Generieke oplossing nodig

Vooraleerst is het nodig dat er een ­partij boven de partijen hangt en een strategie bepaalt. Het ministerie van Binnenlandse Zaken en de VNG zouden samen de aanjager van een ict-oplossing moeten zijn. Die zou in ieder geval generiek moeten zijn, met ruimte voor lokale aanvullingen. ‘Van bovenaf kijken wat er nodig is om de democratie goed te laten functioneren, is net iets anders dan de klantbeleving ophalen, zoals een leverancier doet,’ verduidelijkt Van Hall. ‘Het heeft een normatief karakter. Wat heeft de meeste prioriteit?’ ­Commerciële partijen mogen vervolgens best een rol krijgen in de oplossing, zolang die maar generiek is. Corten: ‘We willen geen kleine stapjes meer maken, maar een grote sprong.’ 

Lees het hele verhaal deze week in BB16