Wildgroei aan SaaS-applicaties? (2)

Omdat steeds meer organisaties een digital- en ‘cloud-first’-beleid hanteren, krijgen afzonderlijke afdelingen meer te zeggen over de applicaties die zij gebruiken voor hun dagelijkse werkzaamheden. Het is geen verrassing dat ‘best-of-breed’-oplossingen hierbij populairder zijn dan een ‘one-size-fits-all’-aanpak. Het resultaat is dat in een gemiddelde organisatie 1.427 applicaties worden gebruikt, waarbij een werknemer gemiddeld actief gebruikmaakt van 36 verschillende clouddiensten.

Deze wildgroei aan SaaS-applicaties hoeft niet per se slecht te zijn. Het is immers beter om voor elke afdeling de juiste SaaS-applicaties te hebben dan te worstelen met oplossingen die niet geschikt zijn voor hun doel. Echter, een gefragmenteerd landschap van SaaS-applicaties is verre van ideaal, en daarom moeten bedrijven dit probleem wel aanpakken.

Als organisaties grip willen krijgen op hun SaaS-sprawl, zijn er enkele basisprincipes waarover moet worden nagedacht:

1. Gebruik van SaaS-applicaties is niet per se slecht

De eisen die gesteld worden aan IT-systemen verschillen per afdeling. In plaats van het gebruik van SaaS-applicaties buiten de IT-afdeling om te bestraffen, moet de IT-afdeling juist nagaan waarom bepaalde applicaties buiten haar zicht worden geïmplementeerd. Blijkbaar voorzien deze toepassingen binnen het bedrijf aan een behoefte, en is het aan de IT-afdeling om te adviseren welke (wellicht reeds gebruikte) toepassingen hieraan kunnen voldoen. Zo verandert de IT-afdeling haar reputatie van boeman naar adviseur. Ook wordt op deze manier voorkomen dat voor dezelfde activiteiten meerdere tools worden gebruikt.

2. Identificeer ‘SaaS-kampioenen’

In elke branche zijn er first adopters en laggards als het gaat om het gebruik van SaaS-applicaties. Door per afdeling de ‘SaaS-kampioenen’ - medewerkers die enthousiast zijn over het werken met nieuwe toepassingen - te identificeren, maakt de IT-afdeling het zichzelf gemakkelijk om te bepalen welke toepassingen gebruikt worden en hoe ze de adoptie ervan op de afdeling kunnen stimuleren. Op deze manier is succes op de langere termijn gegarandeerd.

3. It’s all about data

Afdelingen kunnen zich blindstaren op welke applicatie voor welke activiteit wordt gebruikt, waarbij ze vaak vergeten dat het uiteindelijk gaat om de data die in en uit die applicatie worden gepompt. In een tijdperk van toenemende concurrentie en strengere regelgeving moet de IT-afdeling de databeschermer van het bedrijf zijn wanneer het gaat om onder meer databeheer en security. Dat betekent niet dat afdelingen geen gebruik mogen maken van SaaS-apps, maar wel dat IT moet weten welke afdeling welke applicatie gebruikt en hoe. En dit betekent dat de data consistent gebruikt moeten worden binnen een reeks applicaties. Denk bijvoorbeeld aan klantdata die worden gebruikt voor financiën, marketing, sales en klantsupport.

4. Integreren van applicaties

De grootste uitdaging bij SaaS-sprawl is het beheer van de honderden applicaties die gebruikt worden. Hoewel deze SaaS-applicaties afzonderlijk van elkaar voordelen bieden, kunnen ze gezamenlijk een nog veel grotere, zakelijke impact hebben. Door het integreren van verschillende toepassingen en databronnen kan de IT-afdeling ervoor zorgen dat het hele bedrijf beschikt over één overzicht van alle data. Zo wordt onduidelijkheid bij klanten voorkomen en kan het management beter gefundeerde en nauwkeurige beslissingen nemen op basis van alle data, en sneller innoveren.

5. Het moet van boven komen

Misschien wel het meest onderschatte punt is begrijpen dat grip krijgen op SaaS-sprawl niet alleen een taak van de IT-afdeling is. Zij kan het merendeel van het zware werk doen, maar er moet commitment zijn vanuit het hele bedrijf om open en eerlijk te zijn over SaaS-behoeften en de SaaS-implementaties binnen het bedrijf. Om dit te realiseren, moet er steun zijn van bovenaf, het management moet de verandering leiden.

Nu steeds meer organisaties de cloud gebruiken voor het oplossen van zakelijke uitdagingen zal SaaS-sprawl op korte termijn niet verdwijnen. Maar als bedrijven nu een goede basis leggen voor het beheer van hun SaaS-domein, lopen ze al een stap voor op de concurrentie in het geval zich een nieuwe mogelijkheid voordoet.