Marathonlopers en sprinters: wat kunnen we ervan leren?

Interessant is om te kijken hoe UWV in staat bleek deze regelingen razendsnel uit te voeren. Normaal neemt de implementatie van wetsvoorstellen vele maanden tot soms jaren in beslag. Daarom in willekeurige volgorde een paar belangrijke factoren die ik graag wil benoemen.

Eenvoud. Veel van de regelingen die UWV uitvoert zijn door vele regeerperiodes afgelopen decennia complex geworden. Denk aan de WW, Wajong, Ziektewet, Calamiteitenregeling, WTL, geboorteverlof, enzovoort. De betrokken systemen zijn dus ook complex. Wijzigingen doorvoeren duurt lang omdat heel veel analyse nodig is om te zorgen dat bestaande en nieuwe functionaliteit goed werken, niet omdat we heel veel nieuwe regels code moeten kloppen. De NOW-regeling is op wet- en regelniveau nieuw en eenvoudig en kon daarom rechttoe-rechtaan worden geïmplementeerd, deels in en deels naast de processen en systemen van UWV.

Agile. UWV heeft afgelopen jaren de omslag naar agile werken gemaakt, op dit moment zijn zo’n 60 agile teams operationeel. Dat geeft de basis om dit agile op te pakken, met name door een team specialisten met grote toewijding en focus hieraan te laten werken.

Samenwerking. Door iedereen van beleid bij SZW tot de technici voor de benodigde infrastructuur heel dicht bij elkaar te zetten voor deze NOW-sprint kun je onvoorstelbaar meer snelheid maken dan we normaal gewend zijn in het reguliere proces waarbij het estafettestokje steeds wordt doorgegeven.

Parallelle systemen. Een aantal onderdelen van de ICT voor NOW hebben we naast al het bestaande gezet. Daarmee passeren we onze doel-architecturen en bestaande ‘checks & balances’ die we achteraf op orde brengen. 

Heldere prioriteiten. Als je topspecialisten vrijmaakt voor een sprint als NOW, dan moet je accepteren dat ander werk blijft liggen en vertraagt. Op veel terreinen kun je deze afweging maken, denk aan het later schrijven van bijbehorende documentatie en het later weer terugsnoeien van ingeschatte benodigde infrastructuur.

Basiscondities. Je denkt er niet onmiddellijk aan, maar ik denk dat deze ook heel bepalend is geweest. Juist omdát we in de reguliere bedrijfsvoering afgelopen jaren in alle IV-aspecten hebben geïnvesteerd, is dat de springplank voor zo’n NOW-sprint. Denk aan agile werken maar ook bijvoorbeeld aan professionele relaties met onze leveranciers en het in dienst hebben van experts op het gebied van processen, software, infrastructuur en contracting.

Videoconferencing

Ik noem nog een vergelijkbaar voorbeeld: We waren afgelopen twee jaar bezig met videoconferencing binnen UWV, in maart hebben we het voor 18.000 UWV’ers én voor externe contacten in twee weken voor elkaar gekregen. 

De voorbeelden bewijzen dat grote versnellingen mogelijk zijn. We gaan er ook van leren hoe we meer projecten kunnen gaan versnellen. Maar ook wanneer het gewoon niet mogelijk is. Het is te vergelijken met hardlopen, er is een verschil tussen marathonlopers en sprinters. Wat kunnen we van elkaar leren? Want we weten ook dat we niet al onze veranderingen op deze sprint

manier kunnen uitvoeren en volhouden. UWV loopt namelijk nu en in de toekomst parallel ook nog de nodige marathons.