Universiteiten en scholen mogen Google blijven gebruiken

Google Workspace is onderzocht door de organisaties SURF en SIVON. In SURF werken alle universiteiten, hogescholen en universitaire ziekenhuizen en een groep mbo's en onderzoeksinstituten samen op IT-gebied. SIVON doet hetzelfde, maar dan voor basisscholen en middelbare scholen. In een gezamenlijke verklaring zeggen SURF en SIVON "dat Google zich voldoende aan de afspraken heeft gehouden en dat instellingen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken".

Afspraken en deadline

SIVON meldt in een bericht dat Google de afgelopen maanden maatregelen heeft genomen om de resterende risico's uit de DPIA (data protection impact assessment) van 2021 te verminderen. Dat werk is door de Amerikaanse techreus gedaan volgens afspraak met de onderwijsinstellingen, waarbij ook een deadline van toepassing was. "Op basis van de afspraken met Google en de verificatie door onze externe privacypartners, concluderen SIVON en SURF dat scholen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken", aldus de verklaring van de scholenorganisatie.

"Dit betekent dat je als schoolbestuur voor nu geen aanpassingen hoeft door te voeren. In een later stadium ontvang je als school – en vind je op deze website als lezer – het complete DPIA-rapport." Dit kan welkom nieuws zijn voor veel onderwijsinstellingen, die nu immers vlak voor een relatief lange vakantieperiode staan waarin ingrijpende ICT-wijzigingen en resulterende onderwijsveranderingen niet bepaald goed uitkomen.

Niet in één keer opgelost

De doorgevoerde aanpassingen waardoor Google Workspace in het onderwijs gebruikt kan blijven, zijn het resultaat van maanden werk, controle daarvan en weer extra werk. "In januari 2023 hebben SIVON, SURF en een team van externe (privacy-)experts en juristen de door Google genomen maatregelen n.a.v. de DPIA uit 2021 grondig onderzocht en beoordeeld. De uitkomsten van deze tussentijdse analyse hebben we in februari 2023 met Google gedeeld. Daaropvolgend hebben gesprekken plaatsgevonden over een aantal belangrijke punten die nog niet waren opgelost", blijkt uit de positieve mededeling nu.

"Google heeft in maart bevestigd deze restpunten alsnog op te pakken voor 9 juni. SIVON en SURF concluderen nu – in afstemming met het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) – dat Google zich voldoende aan deze afspraken heeft gehouden en dat scholen Google Workspace voorlopig kunnen blijven gebruiken." SIVON stelt hierbij dat de bescherming van de privacy van leerlingen, studenten en medewerkers voorop staat. Daarbij hebben onderwijsinstellingen zelf altijd nog een verantwoordelijkheid.

Zelf afweging maken

"Schoolbesturen zijn en blijven eindverantwoordelijk voor een veilig gebruik van (digitale) onderwijstoepassingen; jij besluit welke toepassingen jouw school gebruikt en onder welke voorwaarden", benadrukt SIVON. Scholen krijgen deze zomer het volledige DPIA-rapport in handen met daarin alle privacyrisico’s die in 2021 zijn geconstateerd plus de maatregelen die Google sindsdien heeft genomen om die risico's af te dekken. "Met dit rapport kunnen scholen zelf de afweging maken over het gebruik van Google Workspace."