Het geheim van goed opdrachtgeverschap
Dat veel IT-projecten niet brengen wat de opdrachtgevers hadden gehoopt, wordt vaak gezien als de schuld van de leverancier. Maar de opdrachtgever mag ook wel naar zichzelf kijken. Goed opdrachtgeverschap vergroot de kans op succes. Henny Portman en Marcel Vilain leggen uit hoe je een goede opdrachtgever wordt.
Ook in 2024 zien we nog steeds dat het overgrote deel van de projecten niet succesvol wordt afgerond, ongeacht of we kiezen voor traditionele, agile of hybride aanpakken. Er zijn veel onderzoeken die overzichten bieden van de meest voorkomende succes- en faalfactoren. Een van de factoren die altijd prominent naar voren komt, is goed opdrachtgeverschap. Maar wat is nu precies goed opdrachtgeverschap? Voordat we hierop ingaan, leggen we eerst uit wat we bedoelen met opdrachtgeverschap, opdrachtgever en opdrachtnemer, en hoe deze drie begrippen zich tot elkaar verhouden.
Opdrachtgeverschap verwijst naar de rollen en verantwoordelijkheden van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer in een project of opdracht. Het samenspel tussen deze actoren bepaalt het succes of falen van het project. Dit concept omvat alle taken en verantwoordelijkheden die de opdrachtgever en opdrachtnemer op zich nemen om een project of opdracht succesvol te realiseren.
Opdrachtgever is de persoon of organisatie die de opdracht verstrekt. De opdrachtgever heeft de verantwoordelijkheid om duidelijke doelen en verwachtingen te stellen, de nodige middelen beschikbaar te stellen, en toezicht te houden op de voortgang van het project of de dienst. De opdrachtgever is uiteindelijk degene die het project initieert, financiert en de resultaten ervan moet goedkeuren. Hij of zij vertegenwoordigt het opdrachtgeverschap en draagt de eindverantwoordelijkheid voor het succes van het project.
Opdrachtnemer is de persoon of organisatie die de opdracht aanneemt en uitvoert. Deze rol draait om het begrijpen en interpreteren van de eisen van de opdrachtgever en het omzetten van deze eisen in concrete, uitvoerbare taken of producten. De opdrachtnemer werkt in opdracht van de opdrachtgever en is verantwoordelijk voor het leveren van de oplossing of resultaten waarmee de doelen gerealiseerd zouden kunnen worden.
De relatie tussen deze drie begrippen is cyclisch en interactief. Goed opdrachtgeverschap betekent dat de opdrachtgever effectief communiceert met de opdrachtnemer, duidelijke doelen stelt, en adequaat ondersteunt en stuurt waar nodig. De opdrachtnemer op zijn beurt moet de verwachtingen van de opdrachtgever nauwkeurig begrijpen en naar tevredenheid uitvoeren, terwijl hij of zij ook feedback en updates geeft over de voortgang. Samen werken zij aan het bereiken van de projectdoelstellingen, waarbij de kwaliteit van de communicatie en de helderheid van de verwachtingen cruciaal zijn voor het succes van hun samenwerking.
Oplossingsgericht en doelgericht
Wanneer we kijken naar goed opdrachtgeverschap, zien we een continuüm dat loopt van oplossingsgericht tot doelgericht opdrachtgeverschap. Oplossingsgericht opdrachtgeverschap legt de nadruk op het uitvoeren van specifieke taken volgens een vastomlijnd plan. Daarentegen richt doelgericht opdrachtgeverschap zich op het bereiken van bredere doelstellingen, waarbij de opdrachtnemer meer vrijheid heeft om te bepalen hoe deze doelen worden bereikt. Afhankelijk van het type project is oplossingsgericht of juist doelgericht opdrachtgeverschap geschikter.
Er is echter geen eenvoudig recept voor goed opdrachtgeverschap. Dit hangt af van vele factoren, waarbij naast de samenwerking en de competenties van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer, het type project een van de belangrijkste variabelen is.
Type projecten
Projecten die passen bij oplossingsgericht opdrachtgeverschap kenmerken zich door de noodzaak om specifieke, gedetailleerde eisen en procedures te volgen om het gewenste oplossing te bereiken. Denk bijvoorbeeld aan bouwprojecten, waarbij specifieke technische vereisten en gedetailleerde plannen gevolgd moeten worden, zoals het bouwen van woningen, kantoorgebouwen of infrastructuur zoals bruggen en wegen. Ook migratie van IT-systemen en het organiseren van evenementen vallen hieronder.
Projecten die beter passen bij doelgericht opdrachtgeverschap kenmerken zich door duidelijke doelen waarbij de weg ernaartoe flexibiliteit en creativiteit vereist. Denk bijvoorbeeld aan het ontwikkelen van een nieuwe technologie of product, zoals een innovatieve mobiele app of nieuwe medische apparatuur. Ook organisatieveranderingen, zoals het implementeren van een nieuwe bedrijfsstrategie of cultuurverandering binnen een organisatie, vallen hieronder. Hierbij is het belangrijk om draagvlak te creëren en medewerkers te betrekken bij het bereiken van de doelstellingen.
Om opdrachtgeverschap op de juiste manier vorm te geven, onderkennen wij twaalf aspecten waar je als opdrachtgever op kunt sturen of naar kunt handelen. Voor elk van deze aspecten moet worden bepaald hoe ze op het continuüm van opdrachtgericht naar doelgericht opdrachtgeverschap ingevuld moeten worden om de kans op een succesvol project te vergroten. De positionering van elk aspect op dit continuüm vereist daarnaast specifieke competenties en kwaliteiten van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Een gedetailleerde beschrijving hiervan valt echter buiten de scope van dit artikel.
Competenties
In zijn algemeenheid kun je stellen dat oplossingsgericht opdrachtgeverschap van de opdrachtgever detailgerichtheid, controle en toezicht, risicomanagement en besluitvaardigheid vraagt, terwijl de opdrachtnemer technische expertise, nauwkeurigheid, probleemoplossend vermogen en efficiëntie moet bezitten. Aan de andere kant vereist doelgericht opdrachtgeverschap van de opdrachtgever een sterke visie en strategie, flexibiliteit, communicatievaardigheden en het vermogen om de opdrachtnemer te empoweren. De opdrachtnemer moet hierbij creatief en innovatief zijn, zich kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden, resultaatgericht werken en effectief kunnen samenwerken. Beide benaderingen vereisen per aspect specifieke competenties van zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer om succesvol te zijn.
De twaalf aspecten van goed opdrachtgeverschap
1. Doelen & waardecreatie. Ligt de focus op het opleveren van een oplossing, met de impliciete aanname dat daarmee bij oplevering de doelen worden gerealiseerd? Of ligt de focus op het monitoren of de doelen daadwerkelijk gerealiseerd worden, zodat indien nodig bijgestuurd kan worden?
2. Commitment & draagvlak. Ligt de focus op het naleven van procedures en wettelijke vereisten, of draait het juist om draagvlak en beweging te creëren en te behouden? Is het een kwestie van opdracht geven, of gaat het om het stellen van de juiste vragen? En ben je je ervan bewust dat er ook stakeholders kunnen zijn die bewust het project saboteren?
3. Context van de verandering. Heb je te maken met een voorspelbare en afgebakende omgeving, of moet je begrip hebben van de context en daarop sturen? Veelgebruikte technieken om de context helder te krijgen zijn PESTEL-analyse, SWOT-analyse, contextanalyse en scenarioplanning.
4. Scope & prioritering. Heb je te maken met een project waarbij alle requirements moeten worden opgeleverd, of met een project waarbij niet iedere requirement even belangrijk is? De prioritering van de requirements bepaalt de volgorde waarin ze worden opgeleverd. Als niet alles even belangrijk is, kunnen sommige zaken wellicht worden weggelaten, waardoor het resultaat eerder beschikbaar komt.
5. Planning & voortgang. Vraagt het project om een volledig uitgewerkt plan vooraf, of volstaat een plan op hoofdlijnen? Is een watervalbenadering meer geschikt, of juist een agile aanpak?
6. OG-ON relatie. Is er meer behoefte aan een transactionele relatie, gericht op het strikt naleven van contracten en specificaties, of vraagt het project om een transformationele relatie, die zich richt op samenwerking en gezamenlijke groei?
7. Zakelijke verantwoording. Is de business case alleen noodzakelijk voor het opstarten van het project, of vraagt het project, rekening houdend met de omstandigheden, om een continue zakelijke rechtvaardiging zodat het project indien nodig bewust gestopt kan worden?
8. Requirements. Ligt de oplossing vast, zodat op basis daarvan de requirements opgesteld kunnen worden, of vraagt het project om oplossingsvrije, proportioneel uitgewerkte requirements?
9. Kwaliteitstoetsing. Vraagt het project om een kwaliteitstoetsing voorafgaand aan de oplevering, of leent het zich beter voor een continue kwaliteitstoetsing?
10. Oplossing. Kies je voor een kortetermijnoplossing, of stuur je op een langetermijnoplossing waarbij rekening wordt gehouden met factoren zoals wendbaarheid, TCO (Total Cost of Ownership), architectuur, et cetera?
11. Doen! Ligt de focus op de snelheid van opleveren, of juist op duurzaamheid en borging, waarbij je accepteert dat het dan mogelijk langer duurt?
12. Communicatie. Vraagt het project om een vooraf uitgewerkt communicatieplan, of is het verstandiger om een communicatiestrategie te ontwikkelen die, afhankelijk van de actuele situatie, tot de juiste communicatie leidt?
Goed opdrachtgeverschap betekent dat zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer, met oog op de twaalf aspecten, moeten bepalen welke competenties ze moeten inzetten die passen bij het type project. Hierbij is het samenspel tussen deze actoren cruciaal voor het succes of falen van het project. Als opdrachtgever moet je, in lijn met het voorgaande, een opdrachtnemer selecteren met wie je kan samenwerken en met de juiste vereiste competenties of ervoor zorgen dat de opdrachtnemer zich in de juiste richting kan ontwikkelen.
Reacties
Om een reactie achter te laten is een account vereist.
Inloggen Word abonnee