Back-up van overheidsmail blijkt twee USB-sticks, plus een HDD

De onthulling dat consumententechnologie de afgelopen jaren is gebruikt voor het bewaren van ministeriële mails komt van Follow The Money (FTM). Deze opslagpraktijk heeft plaatsgevonden van 2017 tot 2022 en omvat het bewind van minister Jet Bussemaker, staatssecretaris Sander Dekker en ministers Ingrid van Engelshoven en Arie Slob. De back-up van hun mailverkeer blijkt niet bepaald op enterprise-niveau te zijn geweest.

'Veilig stellen'

Vorig jaar, toen Van Engelshoven en Slob afzwaaiden, is er naast de twee USB-sticks ook een externe harde schijf in gebruik genomen als back-up. OCW heeft geen andere kopieën bewaard, blijkt uit de rondvraag die FTM bij de ministeries heeft gedaan. Het bewaren van kopieën betreft de staande aanpak waarmee ambtenaren toegang moeten hebben tot die gearchiveerde berichten voor bijvoorbeeld openbaarheidsverzoeken. Na afhandeling van zo'n verzoek wordt de gemaakte kopie altijd weer gewist, zo laat OCW weten aan FTM.

Een woordvoerder van het ministerie stelt dat er standaard geen kopieën zijn van de USB-sticks en de externe harde schijf "voor dit specifieke proces van veilig stellen [van - red] e-mails van voormalige bewindspersonen". Kopieën worden alleen gemaakt op het moment dat er een Woo-verzoek (Wet open overheid, voorheen Wob; Wet openbaarheid van bestuur) is gemaakt of een ander rechtmatig onderzoek wordt uitgevoerd.

Betere back-up en archivering

Tegenover FTM verklaart archiefwetenschapper Charles Jeugens, verbonden aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), dat OCW hier een kwetsbare opslagopstelling heeft gehanteerd. "Ik vind het gek als iets maar op een plek wordt bewaard. Dat is kwetsbaar. Volgens mij leren we als particulier al heel snel dat het handig is om gegevens op twee verschillende plekken te bewaren."

Mails van voormalige bewindslieden moeten twintig jaar bewaard worden en dan overgedragen aan het Nationaal Archief. Die instantie neemt die gegevens op in zijn e-Depot. Sinds 1 juli vorig jaar geldt de regel dat het Nationaal Archief gegevens voortaan digitaal aangeleverd wil hebben. Domweg bewaren van informatie op fysieke datadragers en die later inleveren bij het archief wordt hiermee beperkt. Dit raakt tapes, diskettes, cd's, dvd's en externe harde schijven maar ook SD-geheugenkaarten en USB-sticks.